主题:行政工作统筹管理

时间: 2020年09月11-12日 地点:广州

主讲:舒薇

课程背景及目标 

行政管理是企业的中枢神经系统。行政管理的广度,涉及到一个企业运作的全部过程;行政工作的深度,又关乎到企业各个板块的管理效率,还有许多局外人难以想象的细枝末节。企业的行政管理如此重要,却很少人能以统筹的思维来开展工作,或者是有想法,没办法。面对大量繁琐的事务性工作,如何摆脱被动局面,主动掌握工作节奏,从容应对突发问题,有效协调各方资源,使行政工作真正成为经营管理的好帮手,舒老师以其丰富的管理经历和实战型讲师的引导能力,帮助行政管理者排除上述困惑,对有志于在行政管理领域发展自己职业生涯的骨干员工更是大有裨益,其课程效果和职业操守在业界素有口碑,并建立了良好的品牌效应。 

课程的特点之一是用全新的视角审视企业行政管理工作,在观念和工作方法上,完成管家型到枢纽型,事务型到统筹型的转换:根据行政管理工作的规律和特性,使复杂的事务简单化,无形的工作有形化,无法量化的标准明晰化,看似普通的工作有非凡的表现; 

课程的特点之二是帮助学员排解工作的困惑,摆脱陷于琐事、被动救火的局面:作为企业运营的枢纽的行政部门,如何协调各部门的关系,有效统筹资源,提升行政部门在组织中的管理威信和影响力,帮助学员获得行政工作的成就感,本课程讲师将毫无保留地分享其管理心得,让个人经验可以在企业中复制。 

课程的特点之三是具有极强的实用性和操作性,信息量丰富:这在行政课程体系中并不多见,所提供和帮助学员制作的一系列的管理工具将使课程的内容落地,并在管理工作中得以执行。 

课程提纲 

第一单元 关于行政统筹的基本认知

1、帮助学员转变观念,用全新的角度审视行政管理工作; 2、了解行政统筹管理的领域,掌握基本的工作思路。 

(一)当前环境下行政管理的转型 

1、从管家型到枢纽型 2、从经验管理到科学管理 3、从被动执行到主动推进

 (二) 行政统筹的绩效价值 

1、协调的功能 2、优化的功能 3、执行的功能 4、服务的功能

(三)行政管理工作的困扰及其应对 

1、工作内容和效果的无形性 2、任务的被动性和突发性 3、外界对其管理效果评价的主观性 4、管理特征的政策性和协调性

 (四) 行政统筹管理的领域 

1、硬件—办公环境、办公设施、后勤资源 2、软件—管理效率、工作流程、预见性管理 3、人员—工作心态、服务意识、习惯、个性

(五)审视行政部门存在的价值 

1、努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化 2、努力满足企业运作的核心需求-被高层所依赖 3、努力创造企业和业务部门的需求-凸显自身价值

 第二单元 企业运营的统筹管理

(一)事务性工作的统筹管理体系 

1、建立管理法规 2、量化管理标准 3、制作点检工具 4、完善抽查记录

 1、帮助学员开拓管理视野,掌握科学的管理方法; 

(二)办公环境的统筹管理 

1、办公环境管理的特点和难点 繁杂、琐碎、重复性强 突发性、被动型 智能化管理的作用有局限 

2、如何保证管理的有效性 使任务可视化-除去感觉和经验导致的盲区 制作管理工具-降低检查和监督的成本 建立工作标准-保证执行过程的可操行性 

3、有效管理标准的特征 可衡量-能够量化到点 可检验-不能产生争议 可追溯-便于检查监督 

4、管理效果的检验 复杂的事情简单化 简单的工作流程化 让经验可以复制 降低对人的依赖 

5、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷 演练:管理工具的演示及制作 

案例:洗手间管理文化 2、学会制作管理工具,保证管理效能和执行力。 

(三)其他行政事务的管理规范 

1、饭堂管理规范(作业、卫生、安全、采购) 2、保安管理规范(培训、安全、工作标准) 3、公务车管理规范(司机培训、考核) 4、前台管理规范(礼仪、标准化)

(四)会议筹划与管理 

1、会议的行政筹划与准备 企业会议类型 各类会议的筹划要点 会议席位的礼宾次序 为效果服务的几种会场模式 2、行政例会效果的管理与控制 摩氏会议效果评鉴法 科学的会议纪要模板 会议决议的跟进和督办 3、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷,

 第三单元 跨部门工作任务的统筹管理 阶段目标 

(一)行政沟通协调的困扰和难点 

1、垂直指挥系统的作用有限,缺乏强制力 2、职能分工不合理,导致部门利益冲突 3、职权划分不清晰,有责任盲点或空白区 4、组织资源稀缺,导致无序竞争和掠夺 5、人性的弱点---尽可能把责任推给他人 1、学习如何通过建立管理机制和硬管道来协调部门关系,有效配置资源; 2、学会用项目管理的思路来统筹大型任务,体现枢纽的价值。 

(二)科学管理的思路与方法

1、科学代替经验,用清晰的工作流程避免责任的盲区 2、理性代替感性,用清晰的任务划分避免部门间推诿 3、高效率代替随意性,用重组和优化手段避免工期延误

(三)情景演练:企业年会统筹策划案 科学的会议统筹流程 

1、分解任务-使大型任务变成每一项清晰具体的活动 2、制作工作包-明确各协作部门的管理责任和资源配置 3、制作管理网络图-各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化 4、关键任务管理— 保证监督检查和特殊问题统筹到位

 第四单元 有效的行政沟通与协调

(一)构建企业的沟通网络—提升部门管理威信 

1、建立清晰的管理系统-明确企业的汇报关系 2、健全正式沟通路线-保证信息的权威性和严肃性 3、建立正向的沟通渠道-传递公司的文化和管理主张 1、帮助学员找到提升部门管理威信的渠道和方法; 2、提高学员的职业化的素养,获取职业发展的资源。 

(二)有效的对上沟通-获得领导信任 

1、学会听懂上级说话,不要想当然 2、问好问题,了解领导的真正需求 3、有效表达,提高建议的采信率 4、积极互动,引导上级的正确思路 5、主动补台,适应不同上级的行为风格 6、严格职场操守,不参与办公室政治 7、承接任务三步骤 8、工作汇报四原则 9、接受指令五步法

(三)有效的横向沟通-获得他人支持 

1、用好非职务权力,增强个人影响力 2、分析对方的利益,启动对方需求 3、踩住对方的动力点,销售你的主张 4、了解并消除对方顾虑,促使对方参与 5、衡量双方优先级,找到最大公约数

 第五单元: 行政管理案例和工具;课程内容总结与回顾

 讲师介绍:舒薇 

 工商管理学博士 

 个人简介 

曾任境外上市公司高管;行政总监、人力资源总监、客户服务总监;早年任教于国内著名商学院。 二十年企业管理和专业讲师经验,良好的教育背景。曾长期致力于团队管理、客户服务管理、行政管理、员工培训管理工作,属于实战型讲师。目前被全国主要公开课培训机构聘为核心讲师。 

课程特色 

 一、关注课程的实用性和关键问题的解决,依托丰富的管理经验,对案例的剖析具有独到性,解决问题的方法具有操作性; 

二、关注企业和学员在培训中的受益,课程设计即具有行业的前瞻性,又能密切结合当下企业实际问题,信息量极为丰富,工具科学、系统、实用; 

三、关注学员在课程进展中的需求,在课程进行的过程中,敏锐洞察学员的需求,做出积极的反应和判断,提供有效的解决方案或有说服力的案例借鉴,足见其深厚的管理功力,令学员在有限的时间内提高解决问题的能力,进而形成科学、系统的思维方法。 

授课风格 

一、善于借鉴国外先进的培训理念和培训技巧,具有良好的亲和力与现场控制能力,高效调动各种类型的学员参与互动,课堂气氛活跃; 

二、思路清晰,逻辑严谨,语言富有感染力,良好的个人修养和职业形象; 

三、作为多年在职场获得多项殊荣的职业经理人,其个人积极的心态对参与者个人全面素质的提升、态度的转变有相当的益处,对学员高度负责的态度和敬业精神在业界素有口碑。 

服务客户 

金融保险系统: 中国银行、中国工商银行、中国建设银行、中国农业银行、交通银行、广州发展银行、深圳发展银行、招商银行、平安银行、、农商银行、兴业银行、华润银行、广州证券、南方基金;平安保险、中国人寿、建信人寿;广州贵金属投资公司; 航空系统: 南方航空、国际航空、深圳航空、海南航空、吉祥航空、首都机场、上海虹桥机场、上海浦东机场、广州白云机场、海口机场、西部机场、重庆机场、昆明机场、贵阳机场、呼和浩特机场、南京机场、湖南机场、武汉机场、乌鲁木齐机场、山西机场等 

报名信息 

(一)课程对象:行政总经理、行政总监、人事行政部经理、人力资源部经理、总经理办公室主任、总经理高级秘书、部门行政助理、办公室秘书 

(二)参会费用:3800元/人 

付款方式:为避免现场等候,建议通过转账支付。 

帐户名称:深圳市展业企业管理顾问有限公司 

开户行: 招商银行深圳龙岗支行 银行帐号:755916205410905